Umowa zlecenie na szkolenie BHP – Wzór i kluczowe elementy

Zaktualizowano: 27.07.2026

Umowa zlecenie na szkolenie BHP musi precyzyjnie określać zakres, czas i obowiązki stron. W artykule znajdziesz omówienie wymogów prawnych, rodzajów szkoleń, niezbędnych postanowień umowy, dokumentacji oraz najczęstszych błędów. Dowiesz się, kiedy szkolenie jest obowiązkowe, a kiedy można go uniknąć.

Na czym polega szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – istota i cele

Szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy to proces przekazywania wiedzy i kształtowania umiejętności niezbędnych do bezpiecznego wykonywania obowiązków służbowych – zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie (np. webinarium, co dopuszczono m.in. w związku z COVID-19). Jego głównym celem jest uświadomienie zagrożeń występujących na stanowisku pracy oraz nauka prawidłowych zachowań minimalizujących ryzyko wypadków i chorób zawodowych. Dla zleceniobiorców realizujących umowę na szkolenie BHP oznacza to przede wszystkim zapoznanie się z istotą bezpieczeństwa (ramowy czas tego bloku to przykładowo 0,6 godz.) oraz zakresem obowiązków i uprawnień w tym obszarze.

Typowy przebieg instruktażu obejmuje:

• omówienie podstaw prawnych oraz zasad odpowiedzialności za bezpieczeństwo własne i innych;
• instruktaż w zakresie obsługi urządzeń i transportu wewnątrzzakładowego (około 0,4 godz.);
• przedstawienie procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz zasad udzielania pierwszej pomocy.

Przed rozpoczęciem szkolenia pracodawca (zamawiający) ma obowiązek skierować uczestnika na badania lekarskie oraz ubezpieczyć go od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Terminy poszczególnych szkoleń są uzgadniane z wyprzedzeniem (najpóźniej 30 dni przed planowaną datą), a zajęcia mogą być prowadzone w języku polskim i/lub angielskim. Dla zleceniobiorcy oznacza to, że już na etapie podpisywania umowy powinien być świadomy swoich praw i obowiązków, a także realnego czasu poświęconego na nabycie niezbędnych kompetencji z zakresu BHP.

Czy na umowie zleceniu musi być szkolenie BHP? – ramy prawne i wyjątki

Obowiązek zapewnienia szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przy umowie zlecenia nie jest tak oczywisty, jak w przypadku stosunku pracy. Zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy przepisy dotyczące BHP stosuje się odpowiednio do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym do zleceniobiorców, jeżeli praca ta jest wykonywana w warunkach narażenia na zagrożenia, a zleceniodawca sprawuje bezpośredni nadzór nad jej wykonywaniem. Konkretne wymagania – w tym obowiązek przeprowadzenia instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz szkoleń okresowych – precyzuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że w większości typowych umów zlecenia (np. obsługa maszyn, prace fizyczne, usługi świadczone w siedzibie zamawiającego) szkolenie BHP jest bezwzględnie wymagane – podobnie jak skierowanie na badania lekarskie i ubezpieczenie NNW, co potwierdzają wzory umów stosowane choćby w projektach szkoleniowych (np. 6‑miesięczna umowa zlecenia w ramach „Adepci Śląskiego Rzemiosła” przewiduje te obowiązki).

Istnieją jednak wyjątki. Szkolenie BHP nie jest wymagane, gdy zleceniobiorca wykonuje zadania w miejscu zamieszkania lub w innym miejscu przez siebie wybranym, nie pozostając pod bezpośrednim nadzorem zleceniodawcy, a charakter pracy nie stwarza zagrożeń (np. tłumaczenia, programowanie zdalne, prostsze prace umysłowe). W takich przypadkach zleceniodawca nie ma obowiązku organizowania instruktażu, ale powinien udokumentować, że ryzyko nie występuje. Należy też pamiętać, że nawet przy wyjątku zleceniodawca zachowuje ogólną odpowiedzialność za bezpieczeństwo – np. poprzez dostarczenie instrukcji BHP. W praktyce umowy na szkolenia okresowe BHP (jak wzór z terminem realizacji od 02.01.2022 do 31.12.2026) szczegółowo regulują terminy uzgadniania szkoleń (30 dni przed datą) oraz możliwość zmiany formuły na zdalną – co dowodzi, że standardem jest jednak przeprowadzenie szkolenia, a nie jego pominięcie. Ostateczna decyzja należy do zleceniodawcy, który powinien ocenić stan faktyczny – w razie wątpliwości bezpieczniej jest zorganizować instruktaż, by uniknąć odpowiedzialności prawnej za ewentualny wypadek.

Jakie szkolenia BHP są wymagane dla zleceniobiorców? – wstępne i okresowe w tabeli porównawczej

Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dla zleceniobiorców dzielą się na dwa główne rodzaje – wstępne (instruktaż ogólny i stanowiskowy) oraz okresowe. Poniższa tabela porównawcza zestawia ich adresatów, częstotliwość, przykładowy zakres tematyczny oraz obowiązki organizatora, co ułatwia dobór odpowiedniego szkolenia w zależności od charakteru wykonywanych zadań.

Rodzaj szkolenia	Adresaci	Częstotliwość	Zakres tematyczny (przykładowy czas ramowy)	Obowiązki organizatora (zleceniodawcy)
Szkolenia BHP wstępne – instruktaż ogólny	Wszyscy nowi zleceniobiorcy przed dopuszczeniem do pracy, niezależnie od stanowiska	Jednorazowo, przed rozpoczęciem wykonywania zadań	Istota BHP (0,6 godz.), zakres obowiązków i uprawnień (0,5 godz.), podstawy prawne, procedury awaryjne, pierwsza pomoc	Skierowanie na badania lekarskie, ubezpieczenie NNW, zapewnienie instruktażu, udostępnienie materiałów, uzgodnienie terminu (min. 30 dni przed)
Szkolenia BHP wstępne – instruktaż stanowiskowy	Zleceniobiorcy na konkretnym stanowisku lub wykonujący określone czynności (np. obsługa maszyn, prace fizyczne)	Jednorazowo, po instruktażu ogólnym, przed samodzielną pracą	Obsługa urządzeń i transport wewnątrzzakładowy (0,4 godz.), zagrożenia specyficzne, instrukcje stanowiskowe, środki ochrony indywidualnej	Przeprowadzenie instruktażu przez wyznaczoną osobę, ocena umiejętności, dokumentowanie przebiegu
Szkolenie BHP okresowe	Zleceniobiorcy wykonujący pracę w warunkach narażenia na zagrożenia (np. obsługa maszyn, prace wysokościowe, transport)	Okresowo – co 1–3 lata w zależności od grupy ryzyka (zgodnie z rozporządzeniem)	Aktualizacja wiedzy BHP, nowe przepisy, analiza wypadków, ergonomia, praktyczne ćwiczenia (czas ramowy ustalany indywidualnie)	Zapewnienie szkolenia w formie stacjonarnej lub zdalnej (dopuszczono webinarium m.in. w związku z COVID-19), uzgodnienie terminu, pokrycie kosztów, dokumentowanie ukończenia

Szkolenia mogą być prowadzone w języku polskim i/lub angielskim, a terminy każdej sesji ustala się z wyprzedzeniem (najpóźniej 30 dni przed planowaną datą). Wybór formuły – stacjonarnej lub zdalnej – zależy od uzgodnień stron oraz charakteru pracy, co warto precyzyjnie określić w umowie zlecenia.

Czy można zatrudnić BHP‑owca na umowę zlecenie? – aspekty prawne i praktyczne

Powierzenie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy osobie spoza firmy na podstawie umowy zlecenia jest w pełni dopuszczalne. Kodeks pracy w art. 237¹¹§ 2 wprost przewiduje, że zadania te mogą wykonywać podmioty zewnętrzne, w tym osoby fizyczne zatrudnione na umowę cywilnoprawną. Warunkiem koniecznym są odpowiednie kwalifikacje – zleceniobiorca musi legitymować się ukończonymi studiami podyplomowymi lub kursem specjalistycznym dla służby BHP oraz aktualnym zaświadczeniem o odbyciu szkolenia okresowego dla specjalistów. W praktyce umowa taka powinna szczegółowo określać:

• przedmiot– np. prowadzenie szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym instruktażu wstępnego i okresowego;
• ramy czasowe– przykładowo termin realizacji umowy: od 02.01.2022 do 31.12.2026;
• harmonogram i procedury uzgadniania terminów– np. terminy uzgadniane e‑mailem najpóźniej 30 dni przed datą każdego szkolenia;
• język prowadzenia zajęć– polski i/lub angielski;
• elastyczność formy– możliwość zmiany formuły stacjonarnej na zdalną (webinarium) w związku z sytuacją epidemiczną;
• obowiązki dokumentacyjne– programy szkoleń, listy obecności, protokoły zaliczeń.

Takie zapisy, zaczerpnięte z realnych wzorów umów, pozwalają pracodawcy legalnie i elastycznie korzystać z usług wykwalifikowanego BHP‑owca bez konieczności tworzenia etatu. Dla zleceniobiorcy precyzyjna specyfikacja zakresu i terminów, w tym 30‑dniowego wyprzedzenia, zapewnia przewidywalność współpracy i uniknięcie nieporozumień.

Niezbędne elementy wzoru umowy zlecenie na szkolenie BHP – lista kontrolna

Aby wzór umowy zlecenie na szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy był kompletny i zgodny z przepisami, warto sprawdzić, czy zawiera następujące kluczowe postanowienia. Poniższa lista kontrolna pomoże upewnić się, że żaden istotny punkt nie został pominięty.

• Przedmiot umowy– precyzyjne wskazanie, że przedmiotem jest prowadzenie szkoleń BHP, w tym instruktażu wstępnego (ogólnego i stanowiskowego) oraz szkoleń okresowych.
• Ramy czasowe– zapis z konkretnym terminem obowiązywania umowy, np. od 02.01.2022 do 31.12.2026, oraz harmonogram poszczególnych szkoleń.
• Procedura uzgadniania terminów– np. terminy szkoleń ustalane e‑mailem najpóźniej 30 dni przed planowaną datą.
• Język prowadzenia szkoleń– wskazanie, czy zajęcia odbywają się w języku polskim i/lub angielskim.
• Elastyczność formy– klauzula umożliwiająca zmianę formuły stacjonarnej na zdalną (webinarium), np. w związku z sytuacją epidemiczną.
• Obowiązki zleceniodawcy– skierowanie zleceniobiorcy na badania lekarskie oraz objęcie go ubezpieczeniem NNW przed rozpoczęciem szkolenia (potwierdzone w treści umowy).
• Zakres tematyczny i ramowy czas trwania– przykładowo: Istota BHP (0,6 godz.), zakres obowiązków i uprawnień (0,5 godz.), obsługa urządzeń i transport wewnątrzzakładowy (0,4 godz.), a także procedury awaryjne i pierwsza pomoc.
• Obowiązki dokumentacyjne– programy szkoleń, listy obecności, protokoły zaliczeń – jako elementy potwierdzające realizację usługi.
• Postanowienia dotyczące wynagrodzenia– stawka, termin płatności, możliwość refakturowania kosztów dojazdów lub materiałów.
• Warunki dodatkowe– jeśli umowa łączy szkolenie z późniejszym zatrudnieniem, warto dodać zapis o wymogu przepracowania określonego czasu (np. 3 miesięcy po szkoleniu za wynagrodzeniem minimalnym) oraz konsekwencje jego niedotrzymania.

Dokumentacja potwierdzająca i odpowiedzialność stron w umowie zlecenie na szkolenie BHP

W umowie zlecenia na prowadzenie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy kluczowe jest precyzyjne uregulowanie kwestii dokumentacji potwierdzającej odbycie szkolenia oraz podziału odpowiedzialności za jego prawidłowy przebieg. Każde szkolenie – zarówno wstępne, jak i okresowe – musi zostać udokumentowane w sposób umożliwiający kontrolę oraz potwierdzenie nabycia wiedzy przez uczestników. W praktyce wzór umowy powinien zawierać postanowienia dotyczące wydawania zaświadczeń, prowadzenia dzienników szkoleń oraz odpowiedzialności organizatora.

• Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Umowa powinna określać, że zleceniobiorca po zakończeniu każdego modułu wystawia uczestnikom imienne zaświadczenia, które mogą być sporządzane w języku polskim i/lub angielskim, zgodnie z potrzebami zamawiającego. Wzór zaświadczenia warto załączyć jako aneks do umowy.
• Dzienniki szkoleń i listy obecności. Konieczne jest prowadzenie dziennika szkoleń zawierającego daty, tematy, czas trwania poszczególnych bloków (np. Istota BHP – 0,6 godz., zakres obowiązków – 0,5 godz., obsługa urządzeń – 0,4 godz.) oraz listy obecności potwierdzające uczestnictwo. Zleceniobiorca odpowiada za ich kompletność i przechowywanie, a zamawiający ma prawo wglądu na żądanie.
• Odpowiedzialność organizatora. Spoczywa ona na zleceniodawcy (organizatorze szkolenia) – obejmuje zapewnienie warunków lokalowych, sprzętu oraz, jeśli wymagają tego przepisy, skierowanie uczestników na badania lekarskie i ubezpieczenie NNW przed rozpoczęciem szkolenia. Umowa powinna też regulować procedurę zmiany formuły szkolenia (np. ze stacjonarnej na zdalną w formie webinarium) oraz terminy uzgadniania harmonogramu (np. e‑mailem najpóźniej 30 dni przed datą).
• Okresowa weryfikacja i archiwizacja. Po zakończeniu okresu obowiązywania umowy (np. od 02.01.2022 do 31.12.2026) zleceniobiorca przekazuje zamawiającemu komplet dokumentacji, w tym protokoły zaliczeń i kopie zaświadczeń. Strony mogą też ustalić okres przechowywania dokumentów zgodnie z wymogami archiwizacji.

Precyzyjne zapisy dotyczące dokumentacji i odpowiedzialności minimalizują ryzyko sporów oraz zapewniają zgodność z przepisami prawa pracy, a jednocześnie chronią interesy obu stron umowy zlecenia.

Umowa zlecenie a szkolenie BHP – najczęstsze błędy i dobre praktyki

Najczęstsze błędy w umowach zlecenia na szkolenia BHP wynikają z niedoprecyzowania kluczowych postanowień, co później prowadzi do sporów lub niewywiązania się z obowiązków. Do typowych należą:

• Brak konkretnych ram czasowych – zapis ogólny zamiast wskazania okresu obowiązywania umowy, np. od 02.01.2022 do 31.12.2026, oraz harmonogramu poszczególnych szkoleń.
• Nieuregulowanie procedury uzgadniania terminów – zamiast obowiązku e‑mailowego potwierdzenia najpóźniej 30 dni przed datą szkolenia pozostawia się dowolność.
• Pominięcie elastyczności formy szkolenia – brak klauzuli umożliwiającej zmianę stacjonarnego na zdalne (webinarium) w razie potrzeby, np. związanego z COVID-19.
• Niedookreślenie minimalnego czasu trwania bloków tematycznych – przykładowo: Istota BHP (0,6 godz.), zakres obowiązków (0,5 godz.), obsługa urządzeń (0,4 godz.) – brak takich zapisów utrudnia weryfikację realizacji programu.
• Zaniedbanie obowiązku badań lekarskich i ubezpieczenia NNW – umowa powinna wyraźnie nakładać na zamawiającego skierowanie na badania oraz ubezpieczenie przed rozpoczęciem szkolenia.

Dobre praktyki eliminują te ryzyka. Sprawdzonym rozwiązaniem jest precyzyjne określenie okresu obowiązywania umowy oraz harmonogramu szkoleń, a także zapisanie, że uzgadnianie konkretnych dat odbywa się e‑mailem z 30‑dniowym wyprzedzeniem. Warto dodać klauzulę o możliwości zmiany formuły na zdalną oraz szczegółowy zakres tematyczny z ramowym czasem trwania każdego modułu. Niezbędne jest też wskazanie, że zamawiający skieruje zleceniobiorcę na badania lekarskie i ubezpieczy go NNW przed pierwszym szkoleniem – to zabezpiecza obie strony i spełnia wymogi prawne.

Najczęstsze pytania

Czy umowa zlecenie zobowiązuje do odbycia szkolenia BHP?

Zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy, zleceniodawca ma obowiązek zapewnić szkolenie BHP, jeśli praca wykonywana jest w warunkach narażenia na zagrożenia i pod bezpośrednim nadzorem. Przy pracy zdalnej bez nadzoru i bez zagrożeń szkolenie nie jest wymagane.